W dniu 1 stycznia 2019 r. wchodzą w życie przepisy zmienionego Kodeksu Pracy, ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych także ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Równocześnie zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie określające sposób prowadzenia i obsługi dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, zarówno w postaci papierowej, jakim sposobem i elektronicznej. Nowy status pozwoli na elektronizację dokumentacji pracowniczej, czyli wyważony zostanie wydatny fortyfikacja papierowości dokumentacji w podmiotach publicznych i prywatnych. Niezależnie od powyższego nastąpi znaczące skrót okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przy w taki sposób istotnych zmianach warto zbadać nowy status i przełożyć go na praktyczne aspekty obsługi tej dokumentacji. W trakcie artykułu o dokumentacji pracowniczej w detalach przeanalizowane zostaną normy możliwej elektronizacji akt osobowych także kryteria skrócenia okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej. Omówione zostaną także niezbędne zmiany w jednolitych rzeczowych wykazach akt. Od strony praktycznej zaprezentowany zostanie sposób kancelaryjnej obsługi tej dokumentacji w systemie tradycyjnym dodatkowo w systemach klasy EZD. Poruszone będą zarówno materie archiwizacji tej dokumentacji także wartościowania i zasad ewentualnego brakowania. Artykuł o dokumentacji pracowniczej napisała dr Ewa Perłakowska – ekspert, doradca, analityk z obszaru zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), systemów klasy EZD, elektronizacji dokumentacji, archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów kancelaryjnych; zahartowany trener na licznych gdzie dostane swiadectwo pracy kursach i artykułu o dokumentacji pracowniczejch także wykładowca uniwersytecki; długoletni pracownik sieci archiwów państwowych; pisarka licznych instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt i instrukcji archiwalnych; współautorka publikacji „Procedury elektronicznego zarządzania dokumentacją” (Warszawa 2018) również zasad wartościowania i opracowania akt osobowych w archiwach państwowych. Program:, 1. Pojęcie dokumentacji pracowniczej:, a) zakres pojęciowy przed 1 stycznia 2019 r., b) modele dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r., 2. Regulacje prawne w obszarze postępowania z dokumentacją pracowniczą, a) Kodeks pracy, b) akty wykonawcze do Kodeksu pracy, c) ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach razem z aktami wykonawczymi, d) regulacje szczególne (np. ustawy o służbie cywilnej, o pracownikach samorządowych, RODO), 3. Bieżąca obsługa dokumentacji pracowniczej, a) prowadzenie na bieżąco akt osobowych i innej dokumentacji pracowniczej, b) elektronizacja dokumentacji pracowniczej, c) normy zmiany postaci dokumentacji pracowniczej (z papierowej na elektroniczną i odwrotnie), d) lub możliwe są „hybrydowe” akta osobowe?, e) techniczne aspekty elektronizacji akt osobowych, wymagania względem systemów teleinformatycznych, f) czyli potrzebny jest nowy system teleinformatyczny lub wystarczy wartość bezwzględna w systemach klasy EZD?, g) reguły kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracowników ponownie zatrudnianych, h) normy zabezpieczania i ochrony dokumentacji pracowniczej, i) obowiązki informacyjne pracodawców, j) zasady udostępniania i wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikom również osobom uprawnionym, 4. Obsługa dokumentacji pracowniczej w świetle instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt, a) system tradycyjny, EZD, systemy dziedzinowe, b) bezdziennikowy system kancelaryjny, c) wykorzystanie wykazu akt (JRWA) w obsłudze spraw pracowniczych dodatkowo akt osobowych, d) pisma, sprawy, akta, teczki, e) obsługa dokumentów i spraw pracowniczych w systemach klasy EZD, 5. Wartościowanie i skracanie okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, a) wartość archiwalna dokumentacji pracowniczej, gdzie dostane swiadectwo pracy b) zasady skracania okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, c) którym dokumentom wydłuża się termin przechowywania a którym skraca i od czego to zależy, d) jaki jest działanie innowacyjnych regulacji na dotychczasowe akta osobowe, w szczególności te przechowywane w archiwach, 6. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej, a) porządkowanie akt osobowych, b) czy, kiedy i co można wyjmować z akt osobowych, w szczególności archiwalnych akt osobowych, c) sposób ewidencjonowania dokumentacji pracowniczej na potrzeby archiwalne, d) sposób przechowywania i zabezpieczania dokumentacji pracowniczej w archiwach